Odoo vs Exact Online: volledig ERP of boekhoudsoftware?

Exact Online is een van de meest gebruikte bedrijfssoftwaretools in België en Nederland. Miljoenen bedrijven vertrouwen erop voor boekhouding, facturatie en basis projectbeheer. Dus wanneer Belgische bedrijven naar ERP-systemen beginnen kijken, komt de vergelijking met Exact Online voortdurend terug.

Maar deze vergelijking is een beetje als een Zwitsers zakmes vergelijken met een echt goede schroevendraaier. Ze overlappen in sommige gebieden, maar het zijn fundamenteel verschillende tools ontworpen voor verschillende noden. Dat verschil begrijpen is de sleutel tot de juiste keuze.

Wat Exact Online goed doet

Exact Online is een uitstekend cloud boekhoudplatform. Het verwerkt boekhouding, facturatie, bankreconciliatie, btw-aangiftes en financiële rapportage heel goed. De integratie met Belgische banken en de boekhoudworkflow verloopt vlot. Veel Belgische boekhouders kennen het door en door, wat de samenwerking vergemakkelijkt.

Het biedt ook basis-CRM, projectbeheer en voorraadmogelijkheden in de duurdere abonnementen. Voor dienstverlenende bedrijven die vooral boekhouding plus licht projectbeheer nodig hebben, doet Exact Online het prima zonder de complexiteit van een volledig ERP.

De interface is functioneel, al niet de mooiste, en omdat het cloud-native is, hoef je niets te installeren of te onderhouden. Voor een klein bedrijf dat gewoon degelijke boekhouding nodig heeft, is Exact Online een beproefde keuze.

Waar Exact Online tegen zijn grenzen aanloopt

De problemen beginnen wanneer je bedrijf de basisboekhouding ontgroeit. Exact Online is in de eerste plaats gebouwd als boekhoudsoftware en van daaruit uitgebreid. Het CRM is basic. Het voorraadbeheer is beperkt. Productie, e-commerce, HR, helpdesk en marketing maken geen deel uit van het platform.

Wanneer je die functies nodig hebt, ga je er aparte tools aan vastknopen. Een apart CRM, een aparte projecttool, een apart e-commerceplatform, elk met een eigen login, eigen data en een eigen abonnementskost. Data stroomt tussen die tools via integraties die al dan niet betrouwbaar werken.

Die lappendeken-aanpak werkt tot ze niet meer werkt. Op een bepaald moment wordt de overhead van het beheren van meerdere losgekoppelde systemen een groter probleem dan de problemen die elke tool zou moeten oplossen.

Wat Odoo in huis heeft

Odoo is een volledig ERP-platform dat het hele bedrijf in één systeem dekt: boekhouding, CRM, verkoop, inkoop, voorraad, productie, e-commerce, website, HR, projectbeheer, helpdesk, marketing en meer. Alle modules delen dezelfde databank, waardoor data vanzelf stroomt tussen afdelingen.

Wanneer een verkooporder wordt bevestigd, wordt de voorraad bijgewerkt, een levering aangemaakt en een factuur automatisch gegenereerd. Wanneer een klant een supportticket indient, kan de helpdeskmedewerker de volledige historie zien — aankopen, facturen en eerdere communicatie — zonder van tool te wisselen.

De boekhoudmodule van Odoo verwerkt Belgische vereisten goed: CODA-import, gestructureerde mededelingen, btw-aangiftes en het Belgische rekeningstelsel. Het heeft misschien niet de diepgang van een puur boekhoudpakket in elk randgeval, maar voor de overgrote meerderheid van Belgische bedrijven dekt het wat nodig is.

Functievergelijking

• Boekhouding en facturatie: beide zijn sterk. Exact Online heeft een streepje voor in pure boekhouddiepte en vertrouwdheid bij boekhouders. Odoo dekt alle standaard noden en integreert de boekhouding met de rest van het bedrijf.
• CRM: Odoo’s CRM is een volwaardig CRM met pipelinebeheer, leadscore en marketingautomatisering. Exact Online’s CRM is basis-contactbeheer.
• Voorraad en magazijn: Odoo biedt multi-warehouse beheer, barcodescanning, geautomatiseerde herbevoorrading en routes. Exact Online heeft basis voorraadregistratie.
• Productie: Odoo bevat volledige MRP met stuklijsten, werkorders en kwaliteitscontrole. Exact Online dekt geen productie.
• E-commerce: Odoo heeft een ingebouwd e-commerceplatform rechtstreeks gekoppeld aan voorraad en boekhouding. Exact Online vereist een shop van derden.
• HR: Odoo dekt rekrutering, personeel, verlof, beoordelingen en onkosten. Exact Online biedt geen HR-functies.
• Rapportage: beide bieden bedrijfsrapporten. De rapportage van Odoo beslaat het volledige platform, waardoor je cross-functionele inzichten krijgt die onmogelijk zijn wanneer data in aparte tools leeft.

Prijsvergelijking

Exact Online-prijzen in België starten rond 30 euro per maand voor het basisboekhoudpakket en gaan op tot circa 100 tot 200 euro per maand voor het geavanceerde pakket met CRM en projectfuncties. Extra gebruikers komen erbij.

Odoo Enterprise start vanaf ongeveer 25 euro per gebruiker per maand, met de prijs varieerend op basis van het aantal apps dat je gebruikt. Voor een klein team van vijf gebruikers met boekhouding, CRM en voorraad zijn de maandelijkse licentiekosten vergelijkbaar. Maar Odoo bevat veel meer functionaliteit aan die prijs.

Het echte kostenverschil toont zich bij de implementatie. Exact Online is eenvoudiger op te zetten omdat het minder doet. Een basis Exact Online-opstelling kost misschien niets bovenop het abonnement. Een Odoo-implementatie voor een vergelijkbaar bedrijf kost wellicht 5.000 tot 20.000 euro aan consultancy. Maar zodra je de kosten meerekent van de extra tools die je nodig hebt naast Exact Online (CRM, e-commerce, projectbeheer), verschuift het totaalbeeld.

Wanneer bij Exact Online blijven

• Je voornaamste nood is boekhouding en facturatie, en je bent tevreden met de huidige workflow.
• Je bedrijf is klein, dienstverlenend en heeft geen voorraad, productie of e-commerce nodig.
• Je boekhouder werkt in Exact Online en de samenwerkingsworkflow is cruciaal voor je.
• Je wilt de eenvoudigst mogelijke opstelling met minimale implementatie-inspanning.
• Je bent een eenmanszaak of zeer klein team zonder complexe bedrijfsprocessen.

Wanneer overstappen naar Odoo

• Je gebruikt drie of meer aparte tools naast Exact Online en bent het beu van de losgekoppelde data.
• Je hebt degelijk voorraadbeheer, productie of magazijnoperaties nodig.
• Je wilt geïntegreerde e-commerce die synchroniseert met je voorraad en boekhouding.
• Je team groeit en je hebt HR-, rekruterings- en personeelsbeheertools nodig.
• Je besteedt meer tijd aan het exporteren, importeren en reconciliëren van data tussen tools dan aan het daadwerkelijk gebruiken ervan.
• Je wilt één systeem waar iedereen in werkt, in plaats van een lappendeken aan abonnementen.

De overstap maken

Migreren van Exact Online naar Odoo is een goed bewandeld pad. Je boekhouddata, klantendatabank, productcatalogus en openstaande facturen kunnen allemaal overgezet worden. De migratie duurt doorgaans twee tot vier weken met een ervaren consultant.

Het belangrijkste is iemand hebben die beide systemen kent en je Exact Online-workflow kan mappen naar de Odoo-structuur. Via odoone vind je doorgelichte consultants die deze migratie al meerdere keren hebben gedaan, vanaf 80 euro per uur. Een gratis gesprek van 10 minuten kan je helpen inschatten of de overstap zinvol is voor jouw specifieke situatie.

Veel Belgische bedrijven maken deze transitie wanneer ze 10 tot 20 medewerkers bereiken en beseffen dat hun lappendeken aan tools hen tegenhoudt. De investering in een degelijk ERP verdient zichzelf terug via afgeschafte abonnementen, minder manueel werk en beter zicht op de bedrijfsvoering.