Odoo voor boekhouding in België: BTW, compliance en opzet

België heeft een van de meest complexe belasting- en boekhoudregelgevingen in Europa. Drie BTW-tarieven, CODA-bankbestanden, gestructureerde mededelingen, intracommunautaire rapportering en het Belgisch rekeningenstelsel — de boekhoudsoftware correct instellen is geen sinecure.

Het goede nieuws: Odoo heeft een sterke Belgische localisatie, gebouwd door een Belgisch bedrijf. Het minder goede nieuws: je moet het alsnog correct configureren. Deze gids loodst je door alles wat je moet weten over Odoo Boekhouding voor een Belgisch bedrijf.

BTW in Odoo

België hanteert drie standaard BTW-tarieven: 21% (het standaardtarief voor de meeste goederen en diensten), 12% (verlaagd tarief — bepaalde voedingsmiddelen, sociale huisvesting, restaurantdiensten) en 6% (verlaagd tarief — basisbehoeften, water, geneesmiddelen, boeken, renovaties aan woningen ouder dan 10 jaar). Daarnaast is er het 0%-tarief voor specifieke vrijgestelde transacties.

De Belgische localisatie van Odoo wordt geleverd met voorgeconfigureerde belastingcodes voor al deze tarieven. Elke belastingcode is gekoppeld aan de juiste roosters op de Belgische BTW-aangifte. Wanneer je facturen opmaakt en aankopen registreert, berekent het systeem automatisch de BTW en mapt het naar het juiste aangifterooster.

BTW-aangifte en Intervat

Odoo kan de periodieke BTW-aangifte genereren — maandelijks of per kwartaal, afhankelijk van je aangifteplicht. Het rapport mapt je transacties naar de officiële roosters (rooster 00 tot en met 71 voor uitgaande en inkomende BTW, en roosters 81-83 voor aankopen).

Het gegenereerde rapport kan geëxporteerd worden als XML-bestand dat compatibel is met Intervat, het elektronisch aangifteplatform van de FOD Financiën. Je hoeft dus geen cijfers manueel in te voeren — je exporteert uit Odoo, uploadt naar Intervat en dient in.

Belangrijk: hoewel Odoo de data genereert, is het altijd aangeraden het rapport samen met je boekhouder te controleren voor indiening. Belastingcodes moeten correct toegewezen zijn aan elke transactie om het rapport betrouwbaar te maken.

Intracommunautaire BTW (IC-listing)

Als je goederen of diensten verkoopt aan bedrijven in andere EU-lidstaten, moet je een intracommunautaire opgave indienen. Odoo houdt deze transacties apart bij en kan het IC-listingrapport genereren voor indiening via Intervat.

Voorwaarde is dat je EU-klanten een geldig BTW-nummer hebben in Odoo en dat je de juiste intracommunautaire belastingcodes gebruikt bij het factureren. Odoo kan EU-BTW-nummers valideren via het VIES-systeem, wat helpt om fouten te voorkomen voor ze complianceproblemen worden.

CODA-bankbestanden importeren

CODA (Coded Statement of Account) is het standaard elektronisch bankafschriftformaat dat Belgische banken gebruiken. In plaats van banktransacties manueel in te voeren, download je CODA-bestanden van je bank en importeer je ze in Odoo.

Odoo leest het CODA-bestand in en maakt automatisch bankafschriftregels aan. De reconciliatie-engine matcht vervolgens deze transacties met openstaande facturen en aankoopfacturen. Het systeem gebruikt gestructureerde mededelingen, partnerreferenties en bedragmatching om overeenkomsten voor te stellen.

• Ondersteund door alle grote Belgische banken — KBC, BNP Paribas Fortis, Belfius, ING, Crelan en anderen
• Automatische matching op basis van gestructureerde mededelingscodes
• Verwerkt meerdere transacties per bestand met correcte volgorde
• Ondersteunt CODA-bestanden voor meerdere bankrekeningen

Tip: stel een dagelijkse of wekelijkse routine in voor CODA-imports. Hoe frequenter je importeert, hoe actueler je boekhouding is en hoe vlotter de reconciliatie verloopt.

Gestructureerde mededelingen

Het Belgische formaat voor gestructureerde mededelingen — de vertrouwde +++xxx/xxxx/xxxxx+++-codes op facturen — is een krachtig instrument voor betalingsreconciliatie. Wanneer een klant betaalt met de gestructureerde mededeling op zijn factuur, registreert de bank deze code in het CODA-bestand.

Odoo genereert automatisch gestructureerde mededelingen voor klantenfacturen en gebruikt ze bij de bankreconciliatie om betalingen aan de juiste factuur te koppelen. Dit maakt het reconciliatieproces aanzienlijk sneller en betrouwbaarder dan matching enkel op basis van bedrag.

Het systeem genereert conforme 12-cijferige codes met het juiste modulo-97 controlecijfer. Je kunt instellen of je Odoo's ingebouwde nummering of je eigen nummeringsschema gebruikt.

Belgisch rekeningenstelsel

Odoo bevat het Belgisch Minimum Algemeen Rekeningenstelsel (MAR / Plan Comptable Minimum Normalisé). Dit is het standaard rekeningenstelsel dat Belgische bedrijven verplicht moeten hanteren.

Het stelsel volgt de Belgische classificatie met rekeningklassen 1 tot en met 7. Wanneer je de Belgische localisatie installeert, wordt het rekeningenstelsel automatisch opgezet met de juiste rekeningnummers en groeperingen. Je kunt bijkomende subrekeningen toevoegen naargelang je specifieke bedrijfsactiviteit.

Zorg dat je rekeningenstelsel correct geconfigureerd is voor je begint met het boeken van transacties. Het rekeningenstelsel achteraf wijzigen vereist het hermappen van transacties en kan heel tijdrovend zijn.

Jaarrekening en financiële rapportage

Belgische vennootschappen moeten hun jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België (NBB/BNB) in XBRL-formaat. Odoo genereert de standaard Belgische financiële rapporten — balans, resultatenrekening en bijlagen.

Hoewel Odoo de onderliggende financiële rapporten kan produceren, wordt de eigenlijke XBRL-neerlegging doorgaans afgehandeld door je boekhouder of fiduciaire met gespecialiseerde software. De data uit Odoo dient als basis, maar het uiteindelijke neerleggingsproces verloopt meestal via de tools van je externe boekhouder.

Multi-currency en euro-overwegingen

België gebruikt de euro, maar veel Belgische bedrijven handelen met partners buiten de eurozone — import uit China, export naar het VK na de Brexit, of samenwerking met Zwitserse leveranciers. Odoo verwerkt multi-currency transacties met automatische wisselkoersaanpassingen.

Wisselkoersverschillen worden afgehandeld via specifieke winst- en verliesrekeningen. Odoo kan automatisch dagelijkse wisselkoersen ophalen bij de Europese Centrale Bank, zodat je conversies altijd actueel zijn.

Samenwerken met je boekhouder of fiduciaire

De meeste Belgische kmo's werken met een externe boekhouder of fiduciaire. Odoo ondersteunt deze samenwerking op verschillende manieren. Je kunt je boekhouder directe toegang geven tot je Odoo-omgeving met de juiste rechten. Je kunt data exporteren in standaardformaten zodat zij ermee aan de slag kunnen. Of je kunt de Accounting Firms-modus gebruiken, die specifieke functies biedt voor boekhoudkantoren die meerdere klantdatabases beheren.

De beste aanpak hangt af van de bereidheid van je boekhouder om in Odoo te werken. Sommige Belgische boekhoudkantoren hebben Odoo omarmd, terwijl andere liever data-exports ontvangen en in hun eigen tools werken. Bespreek dit met je boekhouder voor de implementatie om verrassingen te vermijden.

Veelgemaakte fouten bij de opzet

Belgische boekhouding in Odoo is krachtig, maar een aantal veelgemaakte fouten kan problemen veroorzaken:

• Verkeerde belastingcodes — een onjuist BTW-tarief of aangifterooster toewijzen aan transacties levert een foutieve BTW-aangifte op
• Het rekeningenstelsel niet nakijken — het standaardstelsel werkt voor de meeste bedrijven, maar je hebt mogelijk aanpassingen nodig voor je sector
• Gestructureerde mededelingen niet configureren — zonder deze wordt bankreconciliatie een manueel en foutgevoelig proces
• De afsluitdatum van het boekjaar niet instellen — vergrendel altijd periodes nadat ze gecontroleerd en ingediend zijn om ongewenste wijzigingen te voorkomen
• Intracommunautaire opzet vergeten — als je handelt binnen de EU en de IC-belastingcodes ontbreken, creëer je complianceproblemen

Deskundige hulp inschakelen

Belgische boekhoudcompliance is niet iets waar je fouten in wilt maken. Onjuiste BTW-aangiftes kunnen leiden tot boetes, en een slecht geconfigureerd rekeningenstelsel creëert problemen die zich opstapelen over de tijd. Als je Odoo-boekhouding opzet voor een Belgisch bedrijf — of migreert vanuit een ander systeem — is samenwerking met iemand die de Belgische specificaties kent sterk aanbevolen.

Via odoone kun je in contact komen met senior Odoo-consultants die hands-on ervaring hebben met Belgische boekhoudimplementaties. Ze kennen CODA, gestructureerde mededelingen, BTW-rapportering en de nuances van de Belgische fiscale vereisten. Tarieven starten vanaf €80/uur met een gratis goedkeuringscyclus, zodat je kunt nagaan of je consultant de Belgische boekhouding door en door kent voor je je vastlegt.